Des coffres-forts numériques aux services en nuage, voici comment sécuriser vos documents importants en ligne

Comment conserver des documents importants en toute sécurité ?
C’est une question qui nous taraude depuis bien avant l’arrivée de l’internet dans nos vies, à l’époque où le stockage de documents en toute sécurité consistait à placer les papiers dans une vieille boîte sous le lit.
Aujourd’hui, à mesure que l’espace numérique gagne en maturité, il a donné naissance à plusieurs nouveaux moyens de conserver les documents en toute sécurité – pour les entreprises qui cherchent à améliorer la collaboration et pour les particuliers qui souhaitent protéger des documents tels que les testaments, les procurations, les relevés bancaires et bien d’autres choses encore.
Dans le même temps, il a suscité des inquiétudes en matière de cybersécurité.
Alors que les pirates utilisent des techniques de plus en plus sophistiquées pour voler des données importantes, nous devons comprendre les risques encourus et rechercher les meilleures solutions possibles pour sécuriser les fichiers.
Vous avez besoin d’aide pour savoir par où commencer ?
Lisez nos conseils pour protéger vos documents importants en ligne.

Pourquoi stocker des documents en ligne ?

Est-il préférable de conserver les documents en ligne ou hors ligne ?
Pour les particuliers, la réponse est les deux.
Pour assurer la sécurité des documents essentiels, vous devez utiliser une combinaison d’espaces de stockage physiques (coffres-forts, stockage hors ligne comme les clés USB, et applications basées sur le cloud comme Google Drive). La combinaison des trois vous permet d’accéder facilement à tous les fichiers tout en les protégeant contre le vol, les incendies et les dégâts des eaux.
C’est aussi un moyen de préserver des documents essentiels pour les générations futures.
Pour les organisations, le stockage sécurisé des fichiers est devenu une nécessité.
C’est particulièrement vrai dans les secteurs qui dépendent fortement de documents sensibles, tels que les soins de santé et le secteur juridique.
Voici quelques-uns des avantages que les organisations retirent du stockage de documents en ligne :

• Amélioration de la collaboration
• Amélioration de la productivité
• Protection contre les catastrophes
• Rapport coût-efficacité
• Conformité réglementaire
• Et bien d’autres encore.

Comment assurer la sécurité des documents importants en ligne

Dans ce climat de cybersécurité, l’authentification sans mot de passe est apparue comme une solution à tous ces défis.
Les documents numériques peuvent être stockés dans des applications basées sur le cloud comme Google Drive ou Dropbox.
Les coffres-forts numériques sont des applications conçues pour stocker en toute sécurité des actifs numériques sensibles, notamment des documents, des images et des crypto-monnaies.
Les deux types d’applications ont leurs avantages respectifs : les solutions basées sur le cloud sont mieux adaptées à un grand nombre de documents, tandis que les coffres-forts numériques présentent des caractéristiques de sécurité supplémentaires.
Pour une sécurité et une accessibilité maximales des documents, certains coffres-forts numériques vous permettent également de créer des sauvegardes cryptées vers un service en nuage tel que Google Drive.
Ces deux options présentent également des inconvénients.
Les solutions basées sur l’informatique en nuage ne sont pas accessibles sans Internet, elles sont souvent payantes pour un stockage supplémentaire et sont plus susceptibles d’être la cible de pirates informatiques et de cybercriminels.
Les coffres-forts numériques ont un espace de stockage limité et conviennent mieux à la protection des documents personnels, tels que les passeports et les documents d’assurance.
Quoi qu’il en soit, voici quelques caractéristiques à prendre en compte lorsque vous stockez des documents en ligne :

Protection par mot de passe

Les documents essentiels doivent être protégés par un mot de passe. Ainsi, même si une personne malveillante parvient à accéder à vos fichiers, il y a une autre couche de protection à franchir.
Il va sans dire que des mots de passe plus longs et plus compliqués offrent une sécurité accrue.
Les mots de passe doivent comporter un mélange solide de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux et être uniques pour chaque document.
Se souvenir de tous ces mots de passe est un véritable défi.
Selon un sondage Google, 75 % des Américains ont du mal à se souvenir de leurs mots de passe.
Mais cette frustration est facilement contournée avec l’aide d’un gestionnaire de mots de passe, une application qui génère et stocke des mots de passe difficiles à déchiffrer pour ses utilisateurs.

Cryptage

Le cryptage est le processus qui consiste à brouiller les données et à les rendre incompréhensibles, même pour les pirates qui parviennent à y accéder.
Il rend les attaques par force brute pratiquement impossibles et les documents ne sont accessibles qu’aux utilisateurs autorisés disposant d’une clé de décryptage.
Il existe de nombreuses façons de crypter les fichiers numériques, qu’il s’agisse d’applications tierces ou de mécanismes intégrés à Windows et Mac.
De nombreux services en nuage et coffres-forts numériques intègrent le niveau de cryptage le plus élevé pour sécuriser les fichiers stockés sur leurs plateformes.
Mais pour une protection supplémentaire, il peut être utile de crypter les fichiers avant de les télécharger sur ces services.

Authentification à deux facteurs

Une autre pratique de stockage sécurisé des documents consiste à mettre en place une authentification à deux facteurs.
La plupart des solutions basées sur le cloud offrent l’option d’authentification à deux facteurs pour ajouter une couche de protection aux documents.
Ainsi, toute personne souhaitant accéder à un document doit passer par deux étapes d’authentification : un mot de passe fort, un scan d’empreinte digitale, un mot de passe à usage unique ou autre.
Avec l’authentification à deux facteurs, vous serez invité à fournir un accès chaque fois que quelqu’un se connectera à partir d’un appareil inconnu.
Ainsi, même si un pirate connaît votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, il aura toujours besoin de votre appareil ou d’un scan du visage pour accéder à vos documents.
Ces trois fonctionnalités sont cruciales lorsque vous traitez des fichiers sensibles.
Elles permettent de stocker des documents en toute sécurité et constituent le moyen le plus sûr d’envoyer des documents importants.

Les avantages de la sécurisation des fichiers dans un coffre-fort numérique

Si les services en nuage ont leurs avantages, les chambres fortes numériques se sont imposées ces dernières années comme le meilleur moyen de stocker des documents numériques.
Ces applications font de la protection de vos documents leur objectif principal et offrent les normes de sécurité les plus élevées.
La plupart des chambres fortes numériques protègent et cryptent automatiquement les documents par mot de passe.
Ils sont équipés d’une authentification à deux facteurs et d’une architecture à zéro connaissance, ce qui rend l’accès aux informations privées pratiquement impossible pour toute personne extérieure.
Certains coffres-forts, comme le contrôleur de confidentialité Loop8, font également office de gestionnaires de mots de passe, générant et stockant des mots de passe complexes en votre nom.
Vous n’avez donc plus à vous souvenir de mots de passe uniques pour chaque fichier, tout en bénéficiant d’un niveau de sécurité élevé.
Les coffres-forts numériques sont très faciles à utiliser sur tous les appareils et toutes les plateformes, et vous pouvez partager en toute sécurité des documents importants avec vos proches en cas d’urgence.
Vous pouvez également mieux organiser vos fichiers, car vous n’avez besoin que d’une seule plateforme pour stocker vos documents importants.
Tous ces avantages sont proposés à un coût très raisonnable.