De las cámaras acorazadas digitales a los servicios en la nube, así es cómo mantener a salvo los documentos importantes en Internet

¿Cómo mantener seguros los documentos importantes?
Es una pregunta que nos asalta desde mucho antes de que Internet entrara en nuestras vidas, cuando el almacenamiento seguro de documentos implicaba colocar los papeles en una vieja caja debajo de la cama.
Hoy, a medida que el espacio digital madura, ha dado lugar a varias formas nuevas de mantener seguros los documentos, tanto para las empresas que buscan mejorar la colaboración como para los particulares que desean proteger documentos como testamentos, poderes notariales, extractos bancarios y otros.
Al mismo tiempo, ha traído consigo problemas de ciberseguridad.
A medida que los piratas informáticos utilizan técnicas más sofisticadas para robar datos importantes, debemos comprender los riesgos que conlleva e investigar las mejores soluciones posibles para proteger los archivos.
¿Necesitas ayuda para saber por dónde empezar?
Sigue leyendo nuestros consejos sobre cómo proteger documentos importantes en Internet.

Por qué debes almacenar documentos en línea

¿Es mejor guardar los documentos online u offline?
Para los particulares, la respuesta es ambas cosas.
Mantener seguros los documentos cruciales implica utilizar una combinación de espacios de almacenamiento físico (cajas de seguridad, almacenamiento sin conexión, como unidades USB, y aplicaciones basadas en la nube, como Google Drive). Combinar las tres cosas te permite acceder fácilmente a todos los archivos, al tiempo que te protege contra robos, incendios y daños por agua.
También ofrece una forma de preservar el papeleo crucial para las generaciones futuras.
Para las organizaciones, el almacenamiento seguro de archivos se ha convertido en una necesidad.
Esto es especialmente cierto en sectores que dependen en gran medida de documentación sensible, como el sanitario y el jurídico.
Algunas de las ventajas que las organizaciones obtienen del almacenamiento de documentos en línea son:

• Mayor colaboración
• Mejora de la productividad
• Protección contra catástrofes
• Relación coste-eficacia
• Cumplimiento de la normativa
• Y muchos más.

Cómo mantener seguros los documentos importantes en Internet

En este clima de ciberseguridad, la autenticación sin contraseña ha surgido como solución a todos estos retos.
Aumenta la seguridad en todos los ámbitos al ir tras la fuente de tLos documentos digitales pueden almacenarse en aplicaciones basadas en la nube, como Google Drive o Dropbox.
Las bóvedas digitales son aplicaciones diseñadas para almacenar de forma segura activos digitales sensibles, como documentos, imágenes y criptocarteras.
Ambas tienen sus ventajas respectivas: las soluciones basadas en la nube son más adecuadas para un gran número de documentos, mientras que las bóvedas digitales tienen funciones de seguridad adicionales.
Para lograr la máxima seguridad y accesibilidad a los documentos, algunas cámaras acorazadas digitales también te permiten crear copias de seguridad cifradas en un servicio basado en la nube, como Google Drive.
Ambas opciones también tienen inconvenientes.
No se puede acceder a las soluciones basadas en la nube sin Internet, a menudo cobran una cantidad significativa por almacenamiento adicional, y es más probable que sean objetivo de piratas informáticos y ciberdelincuentes.
Las cámaras acorazadas digitales tienen un espacio de almacenamiento limitado y son más adecuadas para proteger documentos personales, como pasaportes y papeles del seguro.
En cualquier caso, algunas de las características que hay que tener en cuenta al almacenar documentos en línea son:

Protección por contraseña

Los documentos cruciales deben estar protegidos con contraseña, de modo que incluso si una persona malintencionada consigue acceder de algún modo a tus archivos, haya otra capa de protección que traspasar.
Por supuesto, no hace falta decir que las contraseñas más largas y complicadas ofrecen mayor seguridad.
Las contraseñas deben tener una combinación sólida de letras, números y caracteres especiales, y ser únicas para cada documento.
Recordar todas estas contraseñas es sin duda un reto.
Según una encuesta de Google, el 75% de los estadounidenses tienen dificultades para recordar sus contraseñas.
Pero esta frustración se puede evitar fácilmente con la ayuda de un gestor de contraseñas, una aplicación que genera y almacena contraseñas difíciles de descifrar para sus usuarios.

Cifrado

El cifrado se refiere al proceso de codificar los datos y hacerlos incomprensibles incluso para los piratas informáticos que consigan acceder a ellos.
Hace que los ataques de fuerza bruta sean prácticamente imposibles, y que los documentos sólo sean accesibles para los usuarios autorizados que dispongan de una clave de descifrado.
Hay muchas formas de cifrar archivos digitales, desde aplicaciones de terceros hasta mecanismos integrados en Windows y Mac.
Muchos servicios en la nube y bóvedas digitales integran el máximo nivel de cifrado para proteger los archivos almacenados en sus plataformas.
Pero para una capa adicional de protección, también puede ser útil cifrar los archivos antes de subirlos a estos servicios.

Autenticación de dos factores

Otra práctica de almacenamiento seguro de documentos consiste en establecer la autenticación de dos factores.
La mayoría de las soluciones basadas en la nube ofrecen la opción de 2FA para añadir una capa de protección a los documentos.
Esto garantiza que cualquier persona que quiera acceder al documento deba pasar por dos etapas de autenticación, como una contraseña segura, un escaneo de huella dactilar, una contraseña de un solo uso u otra.
Con la autenticación de dos factores, se te pedirá que proporciones acceso siempre que alguien inicie sesión desde un dispositivo desconocido.
Así, aunque un pirata informático conociera tu nombre de usuario y contraseña, seguiría necesitando tu dispositivo o un escáner facial para acceder a tus documentos.
Estas tres funciones son cruciales cuando se trata de archivos sensibles.
Permiten el almacenamiento seguro de documentos y proporcionan la forma más segura de enviar documentos importantes.

La ventaja de proteger los archivos en una cámara acorazada digital

Aunque los servicios en la nube tienen sus ventajas, en los últimos años han surgido las cámaras acorazadas digitales como la mejor forma de almacenar documentos digitales.
Estas aplicaciones hacen de la protección de tus documentos su principal objetivo, ofreciendo los más altos niveles de seguridad.
La mayoría de los almacenes digitales protegen automáticamente los documentos con contraseña y los cifran.
Están equipados con autenticación de dos factores y arquitectura de conocimiento cero, lo que hace prácticamente imposible que alguien ajeno acceda a información privada.
Algunas cámaras acorazadas, como el Controlador de Privacidad Personal Loop8, también actúan como gestores de contraseñas, generando y almacenando contraseñas complejas en tu nombre.
Esto elimina la molestia de tener que recordar contraseñas únicas para cada archivo, al tiempo que ofrece niveles bancarios de protección de la seguridad.
Las bóvedas digitales son muy fáciles de usar en todos los dispositivos y plataformas, y puedes compartir de forma segura documentos importantes con tus seres queridos en caso de emergencia.
También puedes organizar mejor tus archivos, ya que sólo necesitas una plataforma para almacenar los documentos importantes.
Todas estas ventajas tienen un coste muy razonable.