De Cofres Digitales a Servicios en la Nube: Así es Cómo Mantener los Documentos Importantes Seguros en Línea

¿Cómo mantener los documentos importantes seguros?

Es una pregunta que nos ha preocupado desde mucho antes de que Internet entrara en nuestras vidas, cuando el almacenamiento seguro de documentos consistía en colocar los papeles en una vieja caja debajo de la cama.

Hoy, a medida que el espacio digital madura, han surgido varias nuevas formas de mantener los documentos seguros: tanto para empresas que buscan mejorar la colaboración como para individuos que desean proteger documentos como testamentos, poderes notariales, extractos bancarios y más.

Al mismo tiempo, también han surgido preocupaciones sobre la ciberseguridad. A medida que los hackers emplean técnicas cada vez más sofisticadas para robar datos importantes, debemos comprender los riesgos involucrados e investigar las mejores soluciones posibles para asegurar los archivos.

¿Necesitas ayuda para saber por dónde empezar? Sigue leyendo nuestros consejos sobre cómo proteger documentos importantes en línea.

Por qué Deberías Almacenar Documentos en Línea

¿Es mejor mantener los documentos en línea o fuera de línea?

Para los individuos, la respuesta es ambos. Mantener documentos cruciales seguros implica usar una combinación de espacios de almacenamiento físicos (cajas de seguridad, almacenamiento fuera de línea, como unidades USB, y aplicaciones basadas en la nube, como Google Drive).

Combinar las tres opciones te permite acceder fácilmente a todos los archivos, mientras se protege contra robos, incendios y daños por agua. También ofrece una forma de preservar documentos cruciales para las futuras generaciones.

Para las organizaciones, el almacenamiento seguro de archivos se ha convertido en una necesidad. Esto es especialmente cierto en sectores que dependen en gran medida de la documentación confidencial, como la atención médica y el sector legal.

Algunos beneficios que las organizaciones obtienen al almacenar documentos en línea incluyen:

• Mejora de la colaboración
• Mayor productividad
• Protección contra desastres
• Rentabilidad
• Cumplimiento regulatorio
• Y muchos más.

Cómo Mantener los Documentos Importantes Seguros en Línea

En este clima de ciberseguridad, la autenticación sin contraseña ha surgido como una solución para todos estos desafíos. Mejora la seguridad de manera integral al eliminar la fuente de la amenaza. Los documentos digitales pueden almacenarse en aplicaciones basadas en la nube como Google Drive o Dropbox. Los cofres digitales son aplicaciones diseñadas para almacenar activos digitales sensibles de manera segura, incluidos documentos, imágenes y billeteras criptográficas.

Ambas soluciones tienen sus respectivos beneficios: las soluciones basadas en la nube son más adecuadas para una gran cantidad de documentos, mientras que los cofres digitales ofrecen características adicionales de seguridad. Para la máxima seguridad y accesibilidad de los documentos, algunos cofres digitales también permiten crear copias de seguridad cifradas en un servicio basado en la nube como Google Drive.

Sin embargo, ambas opciones también tienen desventajas. Las soluciones basadas en la nube solo se pueden acceder con internet, a menudo cobran una cantidad significativa por almacenamiento adicional y son más propensas a ser atacadas por hackers y ciberdelincuentes. Los cofres digitales tienen espacio de almacenamiento limitado y son más adecuados para proteger documentos personales, como pasaportes y pólizas de seguro.

De todos modos, algunas características a tener en cuenta al almacenar documentos en línea incluyen:

Protección por Contraseña

Los documentos cruciales deben estar protegidos por contraseña, por lo que incluso si una parte maliciosa obtiene acceso a tus archivos, habrá una capa adicional de protección que debe ser superada.

Por supuesto, está claro que las contraseñas más largas y complicadas ofrecen mayor seguridad. Las contraseñas deben tener una combinación sólida de letras, números y caracteres especiales, y ser únicas para cada documento.

Recordar todas estas contraseñas es definitivamente un desafío. Según una encuesta de Google, el 75% de los estadounidenses tienen dificultades para llevar un registro de sus contraseñas. Pero esta frustración se puede evitar fácilmente con la ayuda de un gestor de contraseñas, una aplicación que genera y almacena contraseñas difíciles de descifrar para sus usuarios.

Cifrado

El cifrado se refiere al proceso de codificar los datos y hacer que sean incomprensibles incluso para los hackers que logran acceder a ellos. Hace que los ataques de fuerza bruta sean prácticamente imposibles y asegura que los documentos solo sean accesibles para los usuarios autorizados con una clave de descifrado.

Existen muchas formas de cifrar archivos digitales, desde aplicaciones de terceros hasta mecanismos integrados en Windows y Mac.

Muchos servicios en la nube y cofres digitales integran el nivel más alto de cifrado para asegurar los archivos almacenados en sus plataformas. Sin embargo, para una capa adicional de protección, también puede ser útil cifrar los archivos antes de cargarlos en estos servicios.

Autenticación de Dos Factores

Otra práctica segura para almacenar documentos es configurar la autenticación de dos factores. La mayoría de las soluciones basadas en la nube ofrecen la opción de activar la autenticación de dos factores para proporcionar una capa de protección adicional a los documentos.

Esto asegura que cualquier persona que quiera acceder al documento debe pasar por dos etapas de autenticación, que incluyen una contraseña fuerte, un escaneo de huella dactilar, una contraseña de un solo uso u otro método. Con la autenticación de dos factores, se le pedirá que proporcione acceso cada vez que alguien inicie sesión desde un dispositivo desconocido.

Por lo tanto, incluso si un hacker supiera su nombre de usuario y contraseña, aún necesitaría su dispositivo o escaneo facial para acceder a sus documentos.

Estas tres características son cruciales al tratar con archivos sensibles. Permiten un almacenamiento seguro de documentos y proporcionan la forma más segura de enviar documentos importantes.

El Beneficio de Proteger Archivos en un Cofre Digital

Si bien los servicios en la nube tienen sus beneficios, en los últimos años, los cofres digitales han surgido como la mejor manera de almacenar documentos digitales. Estas aplicaciones tienen como objetivo principal proteger sus documentos, ofreciendo los estándares de seguridad más altos.

La mayoría de los cofres digitales protegen automáticamente los documentos con contraseña y los cifran. Vienen equipados con autenticación de dos factores y una arquitectura de cero conocimiento, lo que hace casi imposible que cualquier persona externa acceda a información privada.

Algunos cofres, como el Personal Privacy Controller Loop8, también funcionan como gestores de contraseñas, generando y almacenando contraseñas complejas en su nombre. Esto elimina la molestia de tener que recordar contraseñas únicas para cada archivo, a la vez que ofrece una protección de seguridad de nivel bancario.

Los cofres digitales son muy fáciles de usar en dispositivos y plataformas, y puedes compartir documentos importantes de forma segura con tus seres queridos en caso de emergencia. También puedes organizar mejor tus archivos, ya que solo necesitas una plataforma para actuar como almacenamiento para documentos importantes. Todos estos beneficios vienen a un precio muy razonable.