Des coffres-forts numériques aux services cloud, voici comment protéger vos documents importants en ligne

Comment protéger des documents importants ?

C’est une question qui nous préoccupe depuis bien avant l’arrivée d’Internet dans nos vies, à l’époque où le stockage sécurisé de documents consistait à placer des papiers dans une vieille boîte sous le lit.

Aujourd’hui, avec la maturité de l’espace numérique, de nouvelles façons de protéger les documents sont apparues — que ce soit pour les entreprises cherchant à améliorer la collaboration ou pour les particuliers souhaitant protéger des documents tels que des testaments, des procurations, des relevés bancaires, et plus encore.

Dans le même temps, cela s’accompagne de préoccupations en matière de cybersécurité. À mesure que les pirates utilisent des techniques de plus en plus sophistiquées pour voler des données importantes, il est essentiel de comprendre les risques encourus et de rechercher les meilleures solutions possibles pour sécuriser les fichiers.

Vous ne savez pas par où commencer ? Lisez la suite pour découvrir nos conseils sur la façon de protéger vos documents importants en ligne.

Pourquoi stocker des documents en ligne

Vaut-il mieux conserver les documents en ligne ou hors ligne ?

Pour les particuliers, la réponse est : les deux. Protéger des documents cruciaux implique d’utiliser une combinaison d’espaces de stockage physiques (coffres-forts bancaires, supports hors ligne comme les clés USB) et d’applications basées sur le cloud comme Google Drive.

La combinaison des trois permet un accès facile à tous les fichiers tout en protégeant contre le vol, les incendies et les dégâts des eaux. Elle offre également un moyen de préserver des documents essentiels pour les générations futures.

Pour les organisations, le stockage sécurisé des fichiers est devenu une nécessité. C’est particulièrement vrai dans les secteurs qui dépendent fortement de documents sensibles, comme la santé et le juridique.

Quelques avantages pour les organisations de stocker les documents en ligne :

• Collaboration renforcée
• Productivité améliorée
• Protection contre les catastrophes
• Rentabilité
• Conformité réglementaire
• Et bien plus encore.

Comment protéger des documents importants en ligne

Dans le contexte actuel de cybersécurité, l’authentification sans mot de passe s’impose comme une solution à ces défis. Elle améliore la sécurité en s’attaquant à la source du problème. Les documents numériques peuvent être stockés dans des applications basées sur le cloud comme Google Drive ou Dropbox. Les coffres-forts numériques sont des applications conçues pour stocker en toute sécurité des actifs numériques sensibles, y compris des documents, des images et des portefeuilles de cryptomonnaies.

Les deux options ont leurs avantages : les solutions basées sur le cloud conviennent mieux à un grand nombre de documents, tandis que les coffres-forts numériques offrent des fonctionnalités de sécurité supplémentaires. Pour une sécurité et une accessibilité maximales, certains coffres-forts numériques permettent également de créer des sauvegardes chiffrées sur un service cloud comme Google Drive.

Les deux options présentent également des inconvénients. Les solutions cloud ne sont pas accessibles sans Internet, facturent souvent un supplément pour le stockage additionnel et sont plus susceptibles d’être ciblées par des pirates informatiques. Les coffres-forts numériques ont un espace de stockage limité et conviennent mieux à la protection de documents personnels, comme les passeports et les contrats d’assurance.

Fonctions essentielles à rechercher pour le stockage en ligne

Protection par mot de passe

Les documents cruciaux doivent être protégés par mot de passe afin que, même si une personne malveillante accède à vos fichiers, il reste une couche de protection supplémentaire à franchir.

Bien entendu, des mots de passe longs et complexes offrent une meilleure sécurité. Ils doivent comporter un mélange de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux, et être uniques pour chaque document.

Se souvenir de tous ces mots de passe est un vrai défi. Selon un sondage de Google, 75 % des Américains ont du mal à les mémoriser. Ce problème peut facilement être résolu grâce à un gestionnaire de mots de passe, une application qui génère et stocke pour vous des mots de passe difficiles à pirater.

Cryptage

Le chiffrement consiste à brouiller les données pour les rendre incompréhensibles, même pour les pirates qui parviendraient à y accéder. Cela rend les attaques par force brute pratiquement impossibles, et les documents ne sont accessibles qu’aux utilisateurs autorisés disposant d’une clé de déchiffrement.

Il existe de nombreuses façons de chiffrer des fichiers numériques, allant des applications tierces aux mécanismes intégrés dans Windows et Mac.

De nombreux services cloud et coffres-forts numériques intègrent le plus haut niveau de chiffrement pour protéger les fichiers stockés sur leurs plateformes. Mais, pour une protection supplémentaire, il peut être utile de chiffrer les fichiers avant de les téléverser sur ces services.

Authentification à deux facteurs

Une autre bonne pratique consiste à mettre en place une authentification à deux facteurs (2FA). La plupart des solutions basées sur le cloud offrent cette option pour ajouter une couche de protection.

Cela garantit que toute personne souhaitant accéder au document devra passer par deux étapes d’authentification — mot de passe fort, scan d’empreinte digitale, code à usage unique, etc. Avec la 2FA, vous serez invité à approuver l’accès chaque fois qu’une connexion est tentée depuis un appareil inconnu.

Ainsi, même si un pirate connaissait votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, il lui faudrait encore votre appareil ou votre reconnaissance faciale pour accéder à vos documents.

Ces trois fonctionnalités sont essentielles lorsqu’il s’agit de fichiers sensibles. Elles permettent un stockage sûr et constituent la méthode la plus sécurisée pour envoyer des documents importants.

Avantages de sécuriser les fichiers dans un coffre-fort numérique

Si les services cloud présentent des avantages, les coffres-forts numériques se sont imposés ces dernières années comme la meilleure façon de stocker des documents numériques. Ces applications ont pour objectif principal la protection de vos documents, en offrant les normes de sécurité les plus élevées.

La plupart des coffres-forts protègent et chiffrent automatiquement les documents par mot de passe. Ils sont équipés de l’authentification à deux facteurs et d’une architecture « zéro connaissance », ce qui rend pratiquement impossible tout accès par un tiers.

Certains coffres-forts, comme le Contrôleur de Confidentialité Personnel Loop8, font également office de gestionnaires de mots de passe, générant et stockant des mots de passe complexes pour vous. Cela élimine la corvée de se souvenir de mots de passe uniques pour chaque fichier, tout en offrant un niveau de sécurité bancaire.

Les coffres-forts numériques sont faciles à utiliser sur différents appareils et plateformes. Vous pouvez partager en toute sécurité des documents importants avec vos proches en cas d’urgence et organiser vos fichiers en un seul et même endroit. Tous ces avantages sont proposés à un coût très raisonnable.