От цифровых хранилищ до облачных сервисов — вот как сохранить важные документы в безопасности онлайн

Как сохранить важные документы в безопасности?

Этот вопрос беспокоил нас задолго до того, как интернет вошел в нашу жизнь, когда безопасное хранение документов заключалось в том, чтобы положить бумаги в старую коробку под кроватью.

Сегодня, по мере того как цифровое пространство развивается, появились новые способы хранения документов — как для компаний, стремящихся улучшить сотрудничество, так и для частных лиц, желающих защитить такие документы, как завещания, доверенности, банковские выписки и многое другое.

В то же время появились и проблемы с кибербезопасностью. Поскольку хакеры используют все более сложные методы кражи важных данных, нам нужно понять риски и исследовать лучшие решения для защиты файлов.

Нужна помощь в решении, с чего начать? Читайте наши советы о том, как защитить важные документы онлайн.

Почему стоит хранить документы онлайн

Лучше ли хранить документы онлайн или офлайн?

Для частных лиц ответ — и то, и другое. Безопасное хранение важных документов включает использование сочетания физических хранилищ (сейфы, офлайн-накопители, такие как USB-накопители, и облачные приложения, такие как Google Drive).

Комбинирование всех этих вариантов дает легкий доступ ко всем файлам при защите от кражи, пожаров и повреждений водой. Также это позволяет сохранить важные документы для будущих поколений.

Для организаций безопасное хранение файлов стало необходимостью. Это особенно важно в таких отраслях, как здравоохранение и юриспруденция, где важны конфиденциальные документы.

Некоторые преимущества, которые организации получают от хранения документов онлайн, включают:

• Улучшение сотрудничества
• Повышение продуктивности
• Защита от катастроф
• Экономия средств
• Соответствие нормативным требованиям
• И многое другое.

Как сохранить важные документы в безопасности онлайн

В условиях сегодняшней киберугрозы решение без пароля стало ответом на все эти проблемы. Оно улучшает безопасность, устраняя источник угрозы. Цифровые документы можно хранить в облачных сервисах, таких как Google Drive или Dropbox. Цифровые хранилища — это приложения, предназначенные для безопасного хранения конфиденциальных цифровых активов, включая документы, изображения и криптовалютные кошельки.

Обе системы имеют свои преимущества: облачные решения более подходят для хранения большого количества документов, в то время как цифровые хранилища предлагают дополнительные функции безопасности. Для максимальной безопасности и доступности документов некоторые цифровые хранилища также позволяют создавать зашифрованные резервные копии в облачных сервисах, таких как Google Drive.

Однако обе опции имеют свои недостатки. Облачные решения не могут быть доступны без интернета, часто взимают значительные сборы за дополнительное хранилище и чаще становятся мишенью для хакеров и киберпреступников. Цифровые хранилища имеют ограниченное пространство для хранения и лучше подходят для защиты личных документов, таких как паспорта и страховые полисы.

Так или иначе, вот несколько функций, на которые следует обратить внимание при хранении документов онлайн:

Защита паролем

Важные документы должны быть защищены паролем, чтобы даже если злоумышленник получит доступ к вашим файлам, ему нужно будет преодолеть дополнительный уровень защиты.

Конечно, чем длиннее и сложнее пароль, тем выше безопасность. Пароли должны содержать комбинацию букв, цифр и специальных символов и быть уникальными для каждого документа.

Запомнить все эти пароли — настоящий вызов. Согласно опросу Google, 75% американцев испытывают трудности с управлением своими паролями. Но эту проблему легко решить с помощью менеджера паролей, приложения, которое генерирует и хранит сложные пароли для пользователей.

Шифрование

Шифрование — это процесс, при котором данные становятся нечитаемыми даже для хакеров, которые могут получить к ним доступ. Оно делает атаки методом перебора практически невозможными, а документы доступны только авторизованным пользователям с ключом дешифрования.

Существует много способов зашифровать цифровые файлы, от сторонних приложений до встроенных механизмов в Windows и Mac.

Многие облачные сервисы и цифровые хранилища интегрируют самый высокий уровень шифрования для защиты файлов, хранящихся на их платформах. Однако для дополнительной защиты полезно шифровать файлы перед загрузкой их на эти сервисы.

Двухфакторная аутентификация

Еще одна безопасная практика хранения документов — настройка двухфакторной аутентификации. Большинство облачных сервисов предлагают возможность включить 2FA для добавления дополнительного уровня защиты документов.

Это гарантирует, что для доступа к документу пользователь должен пройти две стадии аутентификации — включая сильный пароль, сканирование отпечатка пальца, одноразовый пароль или другой метод. С двухфакторной аутентификацией вам будет предложено предоставить доступ, когда кто-то войдет с незнакомого устройства.

Таким образом, даже если хакер знает ваше имя пользователя и пароль, ему все равно потребуется ваше устройство или сканирование лица для доступа к вашим документам.

Эти три функции являются основными при работе с чувствительными файлами. Они обеспечивают безопасное хранение документов и предоставляют самый безопасный способ отправки важных документов.

Преимущество защиты файлов в цифровом хранилище

Хотя облачные сервисы имеют свои преимущества, в последние годы цифровые хранилища стали лучшим способом хранения цифровых документов. Эти приложения ставят защиту ваших документов своей основной задачей, предлагая самые высокие стандарты безопасности.

Большинство цифровых хранилищ автоматически защищают документы паролем и шифруют их. Они оснащены двухфакторной аутентификацией и архитектурой с нулевыми знаниями, что делает практически невозможным доступ посторонних лиц к личной информации.

Некоторые хранилища, такие как Personal Privacy Controller Loop8, также выполняют функцию менеджера паролей, генерируя и храня сложные пароли от вашего имени. Это избавляет от необходимости запоминать уникальные пароли для каждого файла и одновременно обеспечивает безопасность уровня банка.

Цифровые хранилища очень просты в использовании на различных устройствах и платформах, и вы можете безопасно делиться важными документами с близкими в случае чрезвычайной ситуации. Вы также можете лучше организовывать свои файлы, поскольку вам нужна только одна платформа для хранения важных документов. Все эти преимущества доступны по очень разумной цене.