De Cofres Digitais a Serviços em Nuvem: Aqui Está Como Manter Documentos Importantes Seguros Online

Como manter documentos importantes seguros?

É uma pergunta que nos assola desde muito antes da internet ter entrado nas nossas vidas, numa época em que guardar documentos de forma segura envolvia colocar papéis numa velha caixa debaixo da cama.

Hoje, à medida que o espaço digital amadurece, surgiram várias novas formas de manter os documentos seguros — para empresas que procuram melhorar a colaboração e para indivíduos que desejam proteger documentos como testamentos, procurações, extratos bancários e muito mais.

Ao mesmo tempo, também surgiram preocupações com a cibersegurança. À medida que os hackers usam técnicas mais sofisticadas para roubar dados importantes, devemos entender os riscos envolvidos e pesquisar as melhores soluções possíveis para proteger os arquivos.

Precisa de ajuda para saber por onde começar? Continue a leitura para ver as nossas dicas sobre como proteger documentos importantes online.

Por Que Você Deve Armazenar Documentos Online

É melhor manter os documentos online ou offline?

Para indivíduos, a resposta é ambos. Manter documentos cruciais seguros envolve o uso de uma mistura de espaços de armazenamento físicos (caixas de segurança, armazenamento offline, como pen drives, e aplicações baseadas na nuvem, como o Google Drive).

Combinar essas três opções permite um acesso fácil a todos os arquivos, ao mesmo tempo que protege contra roubo, incêndios e danos causados pela água. Também oferece uma forma de preservar documentos importantes para as gerações futuras.

Para as organizações, o armazenamento seguro de arquivos tornou-se uma necessidade. Isso é especialmente verdadeiro em setores que dependem fortemente de documentação sensível, como saúde e direito.

Alguns benefícios que as organizações obtêm ao armazenar documentos online incluem:

• Melhora na colaboração
• Aumento da produtividade
• Proteção contra desastres
• Custo-benefício
• Conformidade regulatória
• E muitos mais.

Como Manter Documentos Importantes Seguros Online

Neste clima de cibersegurança, a autenticação sem senha surgiu como uma solução para todos esses desafios. Ela melhora a segurança de forma abrangente, atacando a origem da ameaça. Documentos digitais podem ser armazenados em aplicações baseadas na nuvem como o Google Drive ou Dropbox. Cofres digitais são aplicações desenvolvidas para armazenar ativos digitais sensíveis de forma segura, incluindo documentos, imagens e carteiras de criptomoedas.

Ambas as soluções têm seus benefícios respectivos: as soluções baseadas na nuvem são mais adequadas para um grande número de documentos, enquanto os cofres digitais oferecem funcionalidades extras de segurança. Para máxima segurança e acessibilidade dos documentos, alguns cofres digitais também permitem a criação de backups criptografados em um serviço baseado na nuvem como o Google Drive.

Ambas as opções também têm desvantagens. As soluções baseadas na nuvem só podem ser acessadas com a internet, frequentemente cobram uma quantidade significativa pelo armazenamento extra e têm mais chances de serem alvo de hackers e criminosos cibernéticos. Os cofres digitais têm espaço de armazenamento limitado e são mais adequados para proteger documentos pessoais, como passaportes e documentos de seguro.

De qualquer forma, algumas funcionalidades a serem observadas ao armazenar documentos online incluem:

Proteção por senha

Documentos cruciais devem ser protegidos por senha, para que, mesmo que uma parte maliciosa consiga acesso aos seus arquivos, haja uma camada adicional de proteção a ser quebrada.

Claro, é óbvio que senhas mais longas e complicadas oferecem maior segurança. As senhas devem ter uma mistura sólida de letras, números e caracteres especiais, sendo únicas para cada documento.

Lembrar de todas essas senhas é definitivamente um desafio. De acordo com uma pesquisa do Google, 75% dos americanos têm dificuldades para controlar suas senhas. Mas essa frustração pode ser facilmente superada com a ajuda de um gerenciador de senhas, uma aplicação que gera e armazena senhas difíceis de decifrar para seus usuários.

Criptografia

Criptografia refere-se ao processo de embaralhar dados e torná-los incompreensíveis até mesmo para os hackers que conseguirem acessá-los. Isso torna ataques de força bruta praticamente impossíveis, permitindo que os documentos sejam acessados apenas por usuários autorizados com uma chave de descriptografia.

Existem muitas maneiras de criptografar arquivos digitais, desde aplicativos de terceiros até mecanismos integrados no Windows e no Mac.

Muitos serviços em nuvem e cofres digitais integram o mais alto nível de criptografia para proteger os arquivos armazenados em suas plataformas. Porém, para uma camada extra de proteção, pode ser útil criptografar arquivos antes de carregá-los nesses serviços.

Autenticação de Dois Fatores

Outra prática segura para o armazenamento de documentos envolve configurar a autenticação de dois fatores. A maioria das soluções baseadas na nuvem oferece a opção de ativar a 2FA para adicionar uma camada de proteção aos documentos.

Isso garante que qualquer pessoa que queira acessar o documento precise passar por duas etapas de autenticação — incluindo uma senha forte, leitura de impressão digital, senha de uso único ou outro método. Com a autenticação de dois fatores, você será solicitado a fornecer acesso sempre que alguém fizer login a partir de um dispositivo desconhecido.

Portanto, mesmo que um hacker soubesse seu nome de usuário e senha, ele ainda precisaria do seu dispositivo ou leitura facial para acessar seus documentos.

Essas três funcionalidades são cruciais ao lidar com arquivos sensíveis. Elas permitem o armazenamento seguro de documentos e oferecem a forma mais segura de enviar documentos importantes.

O Benefício de Proteger Arquivos em um Cofre Digital

Embora os serviços em nuvem tenham seus benefícios, nos últimos anos, os cofres digitais surgiram como a melhor maneira de armazenar documentos digitais. Essas aplicações têm como objetivo principal proteger seus documentos, oferecendo os mais altos padrões de segurança.

A maioria dos cofres digitais protege automaticamente os documentos com senha e os criptografa. Eles vêm equipados com autenticação de dois fatores e arquitetura de zero conhecimento, tornando praticamente impossível para qualquer pessoa de fora acessar informações privadas.

Alguns cofres, como o Personal Privacy Controller Loop8, também funcionam como gerenciadores de senhas, gerando e armazenando senhas complexas em seu nome. Isso elimina a necessidade de lembrar senhas únicas para cada arquivo, oferecendo segurança de nível bancário.

Os cofres digitais são muito fáceis de usar em dispositivos e plataformas, e você pode compartilhar documentos importantes com seus entes queridos de forma segura, caso haja uma emergência. Você também pode organizar seus arquivos de forma mais eficaz, já que precisa apenas de uma plataforma para atuar como armazenamento para documentos importantes. Todos esses benefícios vêm a um preço muito razoável.