Von digitalen Tresoren bis zu Cloud-Diensten – so schützen Sie wichtige Dokumente online

Wie kann man wichtige Dokumente sicher aufbewahren?

Diese Frage beschäftigt uns schon lange, bevor das Internet in unser Leben trat, als die sichere Aufbewahrung von Dokumenten darin bestand, Papiere in einer alten Kiste unter dem Bett zu verstauen.

Heute, mit der Weiterentwicklung des digitalen Raums, gibt es zahlreiche neue Möglichkeiten, Dokumente sicher zu verwahren – sowohl für Unternehmen, die die Zusammenarbeit verbessern möchten, als auch für Privatpersonen, die Dokumente wie Testamente, Vollmachten, Kontoauszüge und mehr schützen wollen.

Gleichzeitig sind auch Cybersicherheitsbedenken aufgetreten. Da Hacker immer ausgeklügeltere Techniken einsetzen, um wichtige Daten zu stehlen, müssen wir die damit verbundenen Risiken verstehen und die besten Lösungen zur Sicherung von Dateien erforschen.

Brauchen Sie Hilfe bei der Entscheidung, wo Sie anfangen sollen? Lesen Sie weiter, um unsere Tipps zum Schutz wichtiger Dokumente online zu entdecken.

Warum Sie Dokumente online speichern sollten

Ist es besser, Dokumente online oder offline zu speichern?

Für Privatpersonen lautet die Antwort: Beides. Die sichere Aufbewahrung wichtiger Dokumente erfordert eine Kombination aus physischen Speicherplätzen (wie Schließfächern, Offline-Speichern wie USB-Sticks und cloudbasierten Anwendungen wie Google Drive).

Die Kombination all dieser Optionen ermöglicht einfachen Zugriff auf alle Dateien, schützt jedoch vor Diebstahl, Feuer- und Wasserschäden. Außerdem bietet sie eine Möglichkeit, wichtige Unterlagen für zukünftige Generationen zu bewahren.

Für Unternehmen ist die sichere Speicherung von Dateien eine Notwendigkeit geworden. Dies gilt insbesondere in Sektoren, die stark auf vertrauliche Dokumentation angewiesen sind, wie im Gesundheitswesen und im Rechtsbereich.

Einige Vorteile, die Unternehmen aus der Online-Speicherung von Dokumenten ziehen, sind:

• Verbesserte Zusammenarbeit
• Erhöhte Produktivität
• Schutz vor Katastrophen
• Kostenersparnis
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Und vieles mehr.

Wie man wichtige Dokumente sicher online aufbewahrt

In diesem Cybersicherheitsklima hat sich die passwortlose Authentifizierung als Lösung für all diese Herausforderungen etabliert. Sie verbessert die Sicherheit auf ganzer Linie, indem sie die Quelle der Bedrohung eliminiert. Digitale Dokumente können in cloudbasierten Anwendungen wie Google Drive oder Dropbox gespeichert werden. Digitale Tresore sind Anwendungen, die entwickelt wurden, um sensible digitale Vermögenswerte sicher zu speichern, einschließlich Dokumenten, Bildern und Krypto-Wallets.

Beide Lösungen haben ihre jeweiligen Vorteile: Cloud-basierte Lösungen eignen sich besser für eine große Anzahl von Dokumenten, während digitale Tresore zusätzliche Sicherheitsfunktionen bieten. Für maximale Dokumentensicherheit und -zugänglichkeit erlauben einige digitale Tresore auch die Erstellung verschlüsselter Backups auf einem Cloud-Dienst wie Google Drive.

Beide Optionen haben jedoch auch ihre Nachteile. Cloud-basierte Lösungen können nur mit Internetverbindung abgerufen werden, erheben häufig hohe Gebühren für zusätzlichen Speicher und sind anfälliger für Angriffe von Hackern und Cyberkriminellen. Digitale Tresore haben begrenzten Speicherplatz und eignen sich am besten zum Schutz persönlicher Dokumente wie Reisepässen und Versicherungsunterlagen.

In jedem Fall gibt es bestimmte Funktionen, auf die Sie bei der Speicherung von Dokumenten online achten sollten:

Passwortschutz

Wichtige Dokumente müssen passwortgeschützt sein, damit, selbst wenn eine böswillige Partei irgendwie Zugang zu Ihren Dateien erhält, eine weitere Schutzschicht durchbrochen werden muss.

Natürlich bietet ein längeres und komplexeres Passwort eine verbesserte Sicherheit. Passwörter sollten eine solide Mischung aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten und für jedes Dokument einzigartig sein.

Sich an all diese Passwörter zu erinnern, ist definitiv eine Herausforderung. Laut einer Google-Umfrage haben 75 % der Amerikaner Schwierigkeiten, ihre Passwörter zu behalten. Aber diese Frustration lässt sich leicht umgehen mit Hilfe eines Passwortmanagers, einer Anwendung, die schwer zu knackende Passwörter für ihre Benutzer generiert und speichert.

Verschlüsselung

Verschlüsselung bezieht sich auf den Prozess, bei dem Daten so umgewandelt werden, dass sie selbst für Hacker, die darauf zugreifen, unverständlich sind. Sie macht Brute-Force-Angriffe praktisch unmöglich und stellt sicher, dass Dokumente nur für autorisierte Benutzer mit einem Entschlüsselungsschlüssel zugänglich sind.

Es gibt viele Möglichkeiten, digitale Dateien zu verschlüsseln, von Drittanbieter-Anwendungen bis hin zu eingebauten Mechanismen in Windows und Mac.

Viele Cloud-Dienste und digitale Tresore integrieren die höchste Verschlüsselungsstufe, um Dateien zu sichern, die auf ihren Plattformen gespeichert sind. Für eine zusätzliche Schutzschicht kann es auch hilfreich sein, Dateien zu verschlüsseln, bevor sie auf diese Dienste hochgeladen werden.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Eine weitere sichere Dokumentenspeicherungspraxis besteht darin, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten. Die meisten cloudbasierten Lösungen bieten die Möglichkeit, 2FA zu aktivieren, um eine zusätzliche Schutzschicht für Dokumente zu bieten.

Dies stellt sicher, dass jeder, der auf das Dokument zugreifen möchte, zwei Authentifizierungsstufen bestehen muss – einschließlich eines starken Passworts, eines Fingerabdruck-Scans, eines einmaligen Passworts oder einer anderen Methode. Mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung werden Sie aufgefordert, den Zugriff zu bestätigen, wenn sich jemand von einem unbekannten Gerät anmeldet.

Selbst wenn ein Hacker Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort kennt, benötigt er immer noch Ihr Gerät oder einen Gesichtsscanner, um auf Ihre Dokumente zuzugreifen.

Diese drei Funktionen sind entscheidend, wenn es um sensible Dateien geht. Sie ermöglichen eine sichere Dokumentenspeicherung und bieten die sicherste Möglichkeit, wichtige Dokumente zu senden.

Der Vorteil der Speicherung von Dateien in einem digitalen Tresor

Während Cloud-Dienste ihre Vorteile haben, sind in den letzten Jahren digitale Tresore als die beste Möglichkeit entstanden, digitale Dokumente zu speichern. Diese Anwendungen haben es sich zum Ziel gesetzt, Ihre Dokumente zu schützen, und bieten die höchsten Sicherheitsstandards.

Die meisten digitalen Tresore schützen Dokumente automatisch mit einem Passwort und verschlüsseln sie. Sie sind mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung und einer Zero-Knowledge-Architektur ausgestattet, sodass es für Außenstehende praktisch unmöglich ist, auf private Informationen zuzugreifen.

Einige Tresore, wie der Personal Privacy Controller Loop8, fungieren auch als Passwortmanager und generieren und speichern komplexe Passwörter für Sie. Dies beseitigt die lästige Notwendigkeit, sich für jede Datei ein einzigartiges Passwort zu merken und bietet gleichzeitig eine Sicherheit auf Bankniveau.

Digitale Tresore sind sehr einfach auf Geräten und Plattformen zu verwenden, und Sie können wichtige Dokumente sicher mit Ihren Lieben teilen, falls es zu einem Notfall kommt. Sie können auch Ihre Dateien besser organisieren, da Sie nur eine Plattform benötigen, die als Speicher für wichtige Dokumente dient. All diese Vorteile kommen zu einem sehr vernünftigen Preis.